读者Angela

竞越，你好，我在一家汽车零部件进口内销公司工作，是物流部的工程师。平时工作节奏紧张，本来时间就不多，还经常要为找东西花时间。

比如公司各个部门发过来的文件、产品支持部门发来的产品介绍光盘…，发的时候用不着，要用的时候又找不着…，找了半天浪费时间，最后还要打电话让相关部门再发一遍，也浪费了别人的时间。面对这样的问题，我如何才能有效地利用时间，同时提升工作成效呢？

本期解忧嘉宾

Angela，你好，很理解你的困惑，由于利用时间不当，很容易导致自己乃至同事的工作效率不高。针对你上面描述的情况， 我认为可以拆分成两个问题来考虑：一是相关的工作文件、信息应该记录或者储存在哪里？（特别是以后要用的）；二是如何确保在采取行动时，能够快速找到需要的文件或信息，以便节省时间？

第一个问题需要做好信息管理，工作的文件或者记录，有去处，不杂乱；第二个问题需要把信息管理与任务管理相结合，既保证任务不遗漏，也保证文件、信息可以随时被调用，有效利用时间的同时也能提升工作效率。

为此，“信息管理五字诀”可以为你提供一个解决问题的思路，“五字诀”分别为：建、进、记、查、出。接下来是每个字分别对应的工作方法。

01建

建：按习惯或工作需要分类建立文件夹，比如：可以按照部门来分类，划分为本部门、外部门、总部、客户……，在本部门下面又分为某某同事的文件，外部门下面又包括产品部、生产部、采购部、销售部……以此类推。这样的方式为所需储存的文件、信息建立了一个逻辑存储路径，方便我们检索信息。

02进

进：这一步需要将文件、信息对应存入文件夹，比如：上级把你提交的预算退回来了，就可以将上级的E-mail存入本部门的文件夹中；公司产品部门发来的文件可以存入外部门—产品部。

03记

记：把计划要做的任务记在相应日期的to-do-list中，同时把文件存放位置（存在哪个文件夹）也记在任务的边上。比如：5月12日要与上级谈预算的问题，记上这个工作任务的同时，也在旁边记上“参见本部门文件夹中5月2日的预算文件”。

04查

查：每天打开to-do-list，根据任务旁记录的存放位置，找到并查看文件、信息。

05出

出：用完的文件，如果永远不再需要了，则删除或者销毁；用完的文件将来可能还需要，则存档，放入本地磁盘下定期备份，或者存入相应的文件柜里。

五字诀中的“建、进、出”着重在信息本身的管理，而“记、查”则着重于信息管理与任务管理相结合，将两个方面结合起来，便是一个高效的信息管理工具，帮助我们有条理地存储文件、信息，在进行工作任务的时候能快速找到相关文件，不把时间消耗在无谓的事情中，充分利用时间的同时也大大提升工作成效。

以上的思考方向与建议，希望能帮到你，感谢你的问题！

以上观点源自：《锐事®：时间管理与工作组织》

竞越的时间管理课为学员建立一个个人成效管理系统，从而大大改善工作成效和生活质量。